Shadow AI: l'uso silenzioso di ChatGPT crea obblighi
Se un dipendente usa ChatGPT o Microsoft Copilot in autonomia, senza che l’azienda lo abbia autorizzato, l’obbligo di alfabetizzazione AI previsto dall’articolo 4 del Regolamento UE 2024/1689, il cosiddetto AI Act, scatta comunque. Non conta chi ha comprato la licenza. Conta chi usa lo strumento.
In sintesi
- L’articolo 4 del Regolamento UE 2024/1689 impone ai deployer, termine inglese per le organizzazioni che impiegano sistemi AI nel proprio contesto operativo, di promuovere l’alfabetizzazione AI del proprio personale, senza che la legge fissi un livello uguale per tutti.
- Shadow AI, l’uso non autorizzato e non tracciato di strumenti AI da parte dei dipendenti, non esonera il datore di lavoro dall’obbligo formativo: lo anticipa.
- Mappare l’uso reale degli strumenti AI in azienda è il primo passo obbligato prima di definire qualsiasi percorso formativo.
- L’obbligo non richiede di formare programmatori: richiede che chi usa uno strumento AI sappia cosa fa, quali dati elabora e quali rischi comporta.
- Per la mancata alfabetizzazione l’articolo 99 del Regolamento UE 2024/1689 non prevede una multa propria: l’articolo 4 non è nell’elenco delle violazioni sanzionabili. Quello che pesa è l’effetto su ogni altra contestazione.
Cos’è la shadow AI e perché è diventata urgente
Shadow AI è la pratica con cui uno o più dipendenti usano strumenti di intelligenza artificiale, come ChatGPT, Microsoft Copilot o Google Gemini, senza che l’azienda li abbia formalmente adottati, configurati o autorizzati. Il termine riprende un concetto più vecchio: la cosiddetta shadow IT, informatica ombra, con cui si indicava l’uso di software o dispositivi personali in contesti lavorativi al di fuori del controllo aziendale.
Il problema non è nuovo. L’AI lo ha reso urgente.
Fino a qualche anno fa, un dipendente che usava un foglio di calcolo non autorizzato creava al massimo un problema di compatibilità. Un dipendente che oggi usa un modello generativo, cioè un sistema AI capace di produrre testo, immagini o analisi a partire da istruzioni testuali, può condividere dati sensibili di clienti, generare documenti con errori fattuali o prendere decisioni basate su output non verificati. La differenza non è di grado. È di natura.
Uno studio del 2024 di Cyberhaven, azienda specializzata nella sicurezza dei dati, ha rilevato che oltre il 70% dei lavoratori che usano strumenti AI generativi lo fa con account personali, non aziendali. I dati inseriti, diagnosi, contratti, dati di clienti, escono dal perimetro di controllo dell’organizzazione nel momento in cui vengono inviati al modello.
Cosa fai oggi: prima di qualsiasi piano formativo, conduci un’analisi interna informale. Chiedi ai responsabili di reparto quali strumenti AI usano i loro collaboratori, anche in modo non ufficiale. Il risultato ti darà la mappa reale da cui partire.
L’obbligo formativo dell’AI Act vale anche senza adozione ufficiale
L’articolo 4 del Regolamento UE 2024/1689, in vigore dal 2 agosto 2024 con applicazione progressiva, stabilisce che i fornitori e i deployer di sistemi AI devono adottare misure per promuovere l’alfabetizzazione AI del proprio personale e di tutte le persone che operano per loro conto. Il testo riscritto dal Digital Omnibus non impone un livello specifico per alcuna persona: l’obbligo di attivarsi resta, quanto formare lo decide chi guida l’organizzazione.
Deployer indica qualsiasi organizzazione, pubblica o privata, che utilizza un sistema AI nel proprio contesto operativo. La norma non distingue tra uso autorizzato e uso non autorizzato. Distingue tra uso reale e assenza di uso. Se in azienda qualcuno usa uno strumento AI, anche in modo informale, l’obbligo formativo esiste.
La conseguenza pratica è immediata. Un’azienda che non ha adottato nessun sistema AI ufficiale, ma i cui dipendenti usano ChatGPT per rispondere alle email o redigere contratti, è tecnicamente un deployer e deve garantire alfabetizzazione adeguata. Per capire cosa comporta questo obbligo nel dettaglio e come strutturare la risposta formativa, il quadro sull’obbligo di formazione AI previsto dall’Art. 4 chiarisce i passaggi operativi richiesti.
Esempio concreto: uno studio legale di medie dimensioni non ha mai acquistato licenze AI. Tre avvocati junior usano ChatGPT con account personali per produrre bozze di contratti. Lo studio è un deployer. L’obbligo formativo si applica, indipendentemente dal fatto che nessuno lo abbia deciso consapevolmente.
Cosa deve sapere chi usa uno strumento AI: il contenuto minimo
La legge non chiede di trasformare i dipendenti in esperti di informatica. Chiede consapevolezza su tre elementi.
Cosa fa lo strumento. Quali dati analizza, quale obiettivo persegue il suo algoritmo, cosa produce in output. Un receptionist di hotel che usa un chatbot, assistente conversazionale automatico, per rispondere alle prenotazioni deve sapere che lo strumento non ha accesso alle disponibilità in tempo reale se non è stato configurato per farlo, e che le risposte generate possono contenere errori presentati con tono sicuro.
Quali rischi comporta. Rischio di condivisione involontaria di dati personali, rischio di output errati spacciati per certi, rischio di decisioni automatizzate non verificate. Un responsabile acquisti che usa un sistema AI per valutare fornitori deve sapere che il sistema può avere bias, distorsioni sistematiche nei risultati, derivanti dai dati su cui è stato addestrato. Un sistema addestrato prevalentemente su fornitori anglosassoni tenderà a valutare peggio fornitori di paesi meno rappresentati nel dataset, cioè nell’insieme di dati usati per l’addestramento. Non per malevolenza. Per architettura.
Dove resta la decisione umana. L’AI Act è esplicito su questo. I sistemi AI supportano le decisioni, non le sostituiscono. Chi usa uno strumento AI deve sapere che la responsabilità della decisione finale rimane in capo alla persona, non al sistema. Un medico che usa un software di analisi delle immagini diagnostiche resta responsabile della diagnosi.
Cosa fai oggi: costruisci una scheda sintetica per ogni strumento AI usato in azienda, anche quelli non ufficiali emersi dalla mappatura. Una pagina con: cosa fa, cosa non fa, quali dati non inserire, chi contattare in caso di dubbio. Questo documento è già un atto di alfabetizzazione documentabile.
Come mappare l’uso reale prima di formare
Formare i dipendenti su strumenti che non usano è tempo perso. Formarli senza sapere cosa usano è peggio: lascia scoperta proprio l’area di rischio reale.
La mappatura non richiede un audit tecnologico sofisticato. Richiede metodo.
Primo passaggio: intervista i responsabili di reparto. Chiedi esplicitamente se i loro collaboratori usano strumenti AI, anche personali, anche saltuariamente. Dai un elenco di strumenti comuni, ChatGPT, Copilot, Gemini, Midjourney, Notion AI, Grammarly, per abbassare la soglia di risposta. Molti dipendenti non si rendono conto di stare usando AI.
Secondo passaggio: analizza i flussi di lavoro ad alto rischio. Identifica i processi dove un errore AI avrebbe conseguenze significative: comunicazioni con clienti, redazione di documenti legali o fiscali, gestione di dati sanitari, decisioni su personale. Questi sono i punti dove la formazione è prioritaria.
Terzo passaggio: documenta. Qualsiasi mappatura, anche informale, va messa per iscritto. In caso di controllo, dimostrare che hai cercato di capire l’uso reale prima di formare è già un elemento a favore.
Esempio concreto: una clinica privata scopre durante la mappatura che due amministrativi usano ChatGPT per redigere lettere di dimissione. I dati inseriti includono diagnosi e nomi di pazienti. La mappatura ha identificato un problema di protezione dei dati prima che diventasse un caso. Senza mappatura, quel rischio sarebbe rimasto invisibile fino al momento sbagliato.
Sanzioni e responsabilità: cosa rischi concretamente
Le sanzioni previste dall’AI Act per violazioni degli obblighi di alfabetizzazione e uso corretto dei sistemi AI sono definite all’articolo 99 del Regolamento UE 2024/1689. Per le violazioni degli obblighi dei deployer, arrivano fino a 15 milioni di euro o al 3% del fatturato mondiale annuo dell’esercizio precedente, applicando il valore più alto.
Resta il fatto che la responsabilità ricade sull’organizzazione, non sul singolo dipendente che ha usato lo strumento in autonomia. Questo è il punto che molti titolari sottovalutano. Il fatto che un dipendente abbia agito senza autorizzazione non trasferisce la responsabilità sul dipendente. Il datore di lavoro aveva l’obbligo di formare, monitorare e prevenire.
Non è diverso da altri ambiti della sicurezza sul lavoro. Se un operaio si fa male usando un macchinario senza formazione, la responsabilità non è dell’operaio che ha ignorato la procedura. È dell’azienda che non ha garantito la formazione obbligatoria.
Cosa fai oggi: verifica se la tua organizzazione ha una policy, anche minimale, sull’uso degli strumenti AI. Se non esiste, redigi un documento di una pagina che definisca quali strumenti sono autorizzati, quali dati non possono essere inseriti in sistemi esterni e chi approva l’uso di nuovi strumenti. Questo documento non garantisce conformità piena, ma dimostra attenzione al rischio. In caso di controllo, quella differenza conta.
Domande correlate
Se i miei dipendenti usano ChatGPT per conto loro, devo comunque formarli sull’AI?
Sì. L’articolo 4 del Regolamento UE 2024/1689 non distingue tra uso autorizzato e non autorizzato. Se i tuoi dipendenti usano strumenti AI nel contesto lavorativo, anche con account personali, l’obbligo di alfabetizzazione si applica alla tua organizzazione come deployer, cioè come soggetto che utilizza sistemi AI nel proprio contesto operativo.
Cosa rischio se non formo i dipendenti sull’uso degli strumenti AI?
Le sanzioni per violazione degli obblighi dei deployer previste dall’articolo 99 dell’AI Act arrivano fino a 15 milioni di euro o al 3% del fatturato mondiale annuo. La responsabilità ricade sull’organizzazione, non sul singolo dipendente che ha usato lo strumento senza autorizzazione.
Da dove parto per capire quali strumenti AI usano i miei dipendenti?
Inizia con interviste informali ai responsabili di reparto, usando un elenco di strumenti comuni come riferimento. Poi analizza i flussi di lavoro ad alto rischio: comunicazioni con clienti, documenti legali, dati personali. Documenta tutto per iscritto, anche in forma sintetica.
La formazione AI deve essere certificata o basta un corso interno?
L’AI Act non prescrive un formato specifico, e non fissa un livello obbligatorio di alfabetizzazione. Chiede che la formazione ci sia e che sia proporzionata al ruolo e al rischio. Un corso interno ben documentato, con registro delle presenze e contenuti verificabili, soddisfa il requisito in molti casi. Per ruoli ad alto rischio, una certificazione esterna aggiunge solidità in caso di controllo.
Cosa devo inserire in una policy aziendale sull’uso dell’AI?
Come minimo: quali strumenti sono autorizzati, quali categorie di dati non possono essere inseriti in sistemi esterni, dati personali, dati sanitari, informazioni riservate di clienti, chi approva l’adozione di nuovi strumenti, a chi segnalare un uso anomalo o un errore generato dall’AI.
Fonti:
- Regolamento UE 2024/1689 (AI Act), articoli 4 e 99: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX%3A32024R1689 (accesso agosto 2026)
- Giacomo Piva, “Alfabetizzazione IA: Art. 4 AI Act e gli errori da evitare”: https://www.giacomopiva.com/alfabetizzazione-ia-art-4-ai-act/ (accesso agosto 2026)
- Cyberhaven,