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L'azienda deve formare il personale sull'intelligenza artificiale? Sì, dal 2025

Aggiornato al 18 ottobre 2026

Sì. L'articolo 4 del Regolamento UE 2024/1689 (AI Act) obbliga chiunque usi sistemi di intelligenza artificiale al lavoro, fornitori e utilizzatori (in gergo "deployer"), ad adottare misure volte a sostenere l'alfabetizzazione sull'AI del proprio personale. L'obbligo si applica dal 2 febbraio 2025 e vale per imprese di ogni dimensione e per i liberi professionisti. Dal 27 luglio 2026 il testo, riscritto dal Regolamento (UE) 2026/1744, precisa che non serve garantire un livello specifico: è un obbligo di attivarsi, e la formazione del personale è la misura più diretta.

L'obbligo esiste davvero e da quando

Si parte da quello che serve sapere per decidere. L'articolo 4 dell'AI Act, il Regolamento UE 2024/1689, dice una cosa precisa. Chi mette sul mercato sistemi di intelligenza artificiale e chi li usa per lavoro deve adottare misure volte a sostenere lo sviluppo dell'alfabetizzazione sull'AI del proprio personale e di chiunque usi questi strumenti per suo conto.

Questo obbligo è in vigore dal 2 febbraio 2025. Non è una scadenza futura, è già operativo oggi. La collocazione dell'articolo 4 nel Capo I del Regolamento spiega questa data. L'articolo 113 stabilisce che i Capi I e II si applicano a decorrere dal 2 febbraio 2025, mentre la regola generale del Regolamento fissa l'applicazione al 2 agosto 2026. È bene essere onesti su un punto. Dal 2 agosto 2026 le autorità nazionali possono vigilare, e in Italia il decreto che fissa poteri e sanzioni, il D.Lgs. 7 ottobre 2026 n. 179, è in vigore dal 23 ottobre 2026. L'articolo 4 non compare nell'elenco delle violazioni punite con una multa, ma l'autorità può ordinare di rimediare entro un termine, e in caso di problemi con un sistema di AI la prima domanda sarà se l'azienda aveva formato chi lo usava.

Una nota di attualità che riguarda ogni azienda. A fine 2025 la Commissione europea ha proposto un pacchetto di semplificazione chiamato Digital Omnibus, che tocca alcune parti dell'AI Act. Il Consiglio lo ha adottato in via definitiva il 29 giugno 2026 ed è oggi il Regolamento (UE) 2026/1744, in vigore dal 27 luglio 2026. L'articolo 4 non è stato abrogato, è stato riscritto. Il testo vigente dice che fornitori e deployer «adottano misure volte a sostenere lo sviluppo dell'alfabetizzazione in materia di IA» del personale, e aggiunge che l'obbligo «non impone ai fornitori o ai deployer di garantire un livello specifico di alfabetizzazione in materia di IA per alcuna persona». Tradotto, la legge non fissa un traguardo, chiede di fare qualcosa di concreto. E conviene poterlo mostrare.

Chi è obbligato (spoiler, quasi tutti)

C'è un equivoco molto comune da togliere subito. Tante aziende pensano che l'AI sia una faccenda dell'ufficio tecnico, e che quindi basti formare gli informatici. Non è così.

L'articolo 4 parla del "personale" e di "qualsiasi altra persona" che si occupa del funzionamento e dell'uso dei sistemi di AI per conto dell'azienda. Tradotto nel concreto, riguarda la persona del marketing che genera testi e immagini con strumenti di AI, chi in HR usa software che filtra i curriculum, chi in vendite usa un assistente che scrive proposte ai clienti, l'amministrazione che si appoggia a strumenti che leggono fatture, e chi guida l'azienda e prende decisioni sulla base di analisi prodotte dall'AI. Anche il titolare, anche il dirigente.

La regola si applica a prescindere dal livello di rischio del sistema di AI in uso. Non importa se lo strumento è "ad alto rischio" secondo l'AI Act oppure un comune assistente di scrittura. Se in azienda qualcuno usa l'AI per lavorare, l'obbligo di formazione scatta.

Nei corsi di avstudio la prima cosa che si fa con l'azienda è proprio questa mappatura. Chi tocca l'AI, anche solo per scrivere una mail o riassumere un documento, va considerato. Spesso il titolare scopre che le persone che usano l'AI sono molte più di quante immaginava.

Non esiste un patentino. Esiste la formazione vera

Qui conviene essere chiarissimi, perché girano molte sciocchezze. Non esiste un patentino dell'AI obbligatorio, non c'è un esame di Stato, non c'è un bollino ufficiale da appendere in bacheca. Chi vende un "patentino obbligatorio per legge" racconta una cosa che la norma non prevede.

Quello che la legge chiede è diverso e più sostanzioso. Chiede formazione reale, che porti le persone a capire come funziona l'AI che usano, cosa può fare bene, dove sbaglia, quali sono i rischi (dai dati personali alle informazioni inventate dallo strumento) e come usarla in modo responsabile. La definizione di alfabetizzazione nell'AI Act, all'articolo 3 punto 56, parla proprio di competenze, conoscenze e comprensione che permettono di usare l'AI con consapevolezza e di capirne opportunità e rischi.

Ci sono tre parole che fanno la differenza tra una formazione che regge e una di facciata.

Proporzionata. L'articolo 4 dice che la formazione va calibrata sulle conoscenze tecniche delle persone, sulla loro esperienza, sul loro percorso di studi e sul contesto in cui useranno l'AI. Vale a dire che il tecnico che integra un modello e l'addetto al marketing che genera un'immagine non hanno bisogno dello stesso identico corso. Il livello si adatta al ruolo. Attenzione però, proporzionata non vuol dire saltare qualcuno. Chi usa l'AI tutti i giorni va formato, sempre, anche se in modo più leggero.

Documentabile. La legge non chiede un certificato, e la Commissione europea lo scrive in chiaro nelle sue domande e risposte sull'alfabetizzazione: basta un registro interno delle formazioni. Ma se un domani arriva un controllo o nasce un contenzioso, l'azienda deve poter dimostrare di aver fatto qualcosa di serio. Si parla di registri delle presenze, attestati interni, materiali del corso, programma e date. Per questo conviene fin da subito tenere traccia di tutto.

Continua. Se ne parla tra poco, ma una formazione fatta una volta sola e mai più non basta.

Vale anche per i liberi professionisti e per le piccolissime realtà

Una domanda che arriva spessissimo. Vale anche per chi lavora da solo? Sì.

L'obbligo dell'articolo 4 non guarda alla dimensione. Vale per l'avvocato, il commercialista, l'architetto, il consulente, il fotografo, chiunque eserciti una professione e usi l'AI nel proprio lavoro. Vale per l'impresa individuale come per la multinazionale. L'obbligo è identico a prescindere dalla dimensione, cambia semmai la profondità della formazione, non la sua esistenza.

Per un professionista che lavora da solo, "formare il personale" significa formare se stesso e chiunque collabori con lui. Non serve un grande apparato. Serve un percorso adeguato a come usa l'AI, fatto sul serio e di cui tiene traccia. La proporzionalità qui gioca a suo favore, la realtà più piccola fa un percorso più snello, ma comunque vero.

Cosa significa in pratica, passo per passo

Adesso la parte operativa, quella che serve davvero. Mettere in regola la formazione non è un'impresa titanica, è un piano semplice in pochi passi.

Primo, mappare chi usa l'AI. L'elenco delle persone e degli strumenti, reparto per reparto. Come detto, di solito sono più di quanto si pensi.

Secondo, definire i livelli. Si separa chi ha un uso base (scrive, riassume, genera contenuti) da chi ha un uso più tecnico o più delicato, come chi lavora su dati personali o su decisioni che impattano le persone, per esempio la selezione del personale. A ogni livello corrisponde una profondità di formazione diversa.

Terzo, erogare la formazione iniziale. È il punto di partenza per tutti, il corso di alfabetizzazione di base che mette tutti su una soglia minima comune. Concetti, opportunità, rischi, regole d'uso responsabile e attenzione ai dati.

Quarto, documentare. Si conservano programma, date, elenco partecipanti, attestati e materiali. È la prova che l'azienda ha adempiuto.

Quinto, aggiornare nel tempo. Un aggiornamento periodico a calendario, perché gli strumenti e le regole cambiano. Tra un attimo si vede perché questo è decisivo.

Detta così, la parola "obbligo" mette ansia. Ma vale la pena fermarsi un secondo. Questa è gestibile, ed è anche un'occasione. Le persone formate usano l'AI meglio, fanno meno errori, espongono meno l'azienda a guai con i dati. La formazione che la legge chiede è la stessa che rende l'azienda più competitiva. Succede in ogni azienda: dopo il corso le persone smettono di avere paura dello strumento e iniziano a usarlo bene.

Perché un corso una tantum non basta

Ecco il punto che molti sottovalutano. La formazione iniziale è il minimo, non il traguardo.

L'AI cambia a una velocità che pochi altri settori conoscono. Strumenti nuovi ogni mese, funzioni nuove, rischi nuovi. E anche la cornice normativa si muove, lo ha mostrato il Digital Omnibus. Un corso fatto oggi e mai più ripetuto, tra un anno racconta un mondo che non esiste più.

Per questo l'alfabetizzazione va intesa come un percorso, non come un evento. Una formazione iniziale solida, e poi un aggiornamento periodico che tenga il passo. Non serve ripartire da zero ogni volta, basta un richiamo regolare che aggiorni su strumenti, casi pratici e novità delle regole. Anche dal punto di vista della prova, un'azienda che mostra un percorso continuo è molto più solida di una che esibisce un singolo attestato vecchio di due anni.

Chi controlla e cosa si rischia

Due parole sull'aspetto che fa più paura, così si sa come stanno le cose senza allarmismi.

In Italia vigila l'ACN, l'Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale, designata dalla Legge 23 settembre 2025 n. 132, con poteri e sanzioni fissati dal D.Lgs. 179/2026. Per i dati personali resta competente il Garante privacy. Chi fa cosa, nel dettaglio, è nella guida sulle sanzioni dell'AI Act.

Le multe dell'articolo 99 arrivano fino a 35 milioni di euro o al 7% del fatturato per le pratiche vietate, con fasce più basse per gli altri obblighi e l'importo minore per le piccole e medie imprese. Fasce ed esempi sono nella guida sulle sanzioni dell'AI Act.

Le cose vanno messe nella giusta prospettiva, con onestà. Questi tetti massimi riguardano le violazioni elencate dall'articolo 99, e l'obbligo di alfabetizzazione non è tra queste. In Italia il D.Lgs. 179/2026, in vigore dal 23 ottobre 2026, riprende le stesse fasce e prevede anche misure non pecuniarie, come l'ordine di eliminare l'infrazione. Per la sola formazione, il rischio concreto non è la multa milionaria del giorno dopo. Il vero punto è che, se un sistema di AI causa un danno, non aver formato chi lo usava mette l'azienda in una posizione debole, davanti a un'autorità come davanti a un cliente o un dipendente. Formare le persone è prima di tutto il modo più semplice per mettersi al riparo.

Le scadenze da tenere d'occhio

La data che riguarda tutti da subito è il 2 febbraio 2025, da cui si applica l'articolo 4. Dal 2 agosto 2026 si applica il resto del Regolamento, compresa la trasparenza dell'articolo 50, mentre gli obblighi dell'alto rischio partono il 2 dicembre 2027 e il 2 agosto 2028, le date fissate dal Digital Omnibus. Se si trovano ancora citate le vecchie date, quella fonte non è aggiornata. Il calendario completo, con i nuovi divieti del 2 dicembre 2026, è nella guida AI Act per le aziende.

Da dove partire

Arrivati fin qui, il messaggio è semplice. L'obbligo c'è, è alla portata di ogni azienda e, fatto bene, torna utile due volte, mette in regola e fa lavorare meglio con l'AI.

Il punto di partenza naturale è la formazione iniziale, il corso di alfabetizzazione sull'AI pensato per chi usa questi strumenti senza essere un tecnico. Il corso di avstudio è costruito così: otto ore in aula, nella sede dell'azienda, dai concetti ai casi pratici del lavoro di ogni giorno, con rischi, dati personali e uso responsabile. Alla fine restano il registro della formazione, l'attestato per ogni persona e il test finale. Si fa da tre persone in su.

Una precisazione doverosa. avstudio costruisce l'AI e la insegna, non è uno studio legale. Su come la norma si applica esattamente al caso specifico, soprattutto se l'azienda usa sistemi delicati come quelli per la selezione del personale, la valutazione va fatta con un professionista abilitato. La formazione la gestisce avstudio, l'inquadramento legale dei casi particolari va portato a chi di dovere.

Aggiornato al 18 ottobre 2026 · Quadro post-Digital-Omnibus · Contenuto informativo, non parere legale