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La tua azienda deve formare il personale sull'intelligenza artificiale? Sì, dal 2025

Aggiornato al 1 luglio 2026

Sì. L'articolo 4 del Regolamento UE 2024/1689 (AI Act) obbliga chiunque usi sistemi di intelligenza artificiale al lavoro, fornitori e utilizzatori (in gergo "deployer"), a garantire un livello sufficiente di alfabetizzazione sull'AI al proprio personale. L'obbligo è in vigore dal 2 febbraio 2025, vale per imprese di ogni dimensione e per i liberi professionisti.

L'obbligo esiste davvero e da quando

Partiamo da quello che ti serve sapere per decidere. L'articolo 4 dell'AI Act, il Regolamento UE 2024/1689, dice una cosa precisa. Chi mette sul mercato sistemi di intelligenza artificiale e chi li usa per lavoro deve garantire, nella misura del possibile, un livello sufficiente di alfabetizzazione sull'AI al proprio personale e a chiunque operi questi strumenti per suo conto.

Questo obbligo è in vigore dal 2 febbraio 2025. Non è una scadenza futura, è già operativo oggi. La collocazione dell'articolo 4 nel Capo I del Regolamento spiega questa data. L'articolo 113 stabilisce che i Capi I e II si applicano a decorrere dal 2 febbraio 2025, mentre la regola generale del Regolamento fissa l'applicazione al 2 agosto 2026. È bene essere onesti su un punto. La macchina dei controlli e delle sanzioni dell'AI Act parte in modo pieno il 2 agosto 2026, quindi nei primi mesi l'obbligo è vissuto più come un dovere di diligenza che come un rischio immediato di multa. Ma il dovere c'è da febbraio 2025, e ignorarlo ti espone, perché in caso di problemi con un sistema di AI la prima domanda sarà se avevi formato chi lo usava.

Una nota di attualità che ti riguarda. A fine 2025 la Commissione europea ha proposto un pacchetto di semplificazione chiamato Digital Omnibus, che tocca alcune parti dell'AI Act. Il percorso è arrivato all'adozione definitiva da parte del Consiglio il 29 giugno 2026, dopo l'adozione del testo da parte del Parlamento europeo (26 marzo 2026) e l'accordo politico interistituzionale del 7 maggio 2026. Attenzione però, alla data attuale l'atto non risulta ancora pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'UE e quindi non è ancora in vigore. Secondo il comunicato ufficiale del Consiglio la pubblicazione è attesa a breve e l'entrata in vigore avverrà il terzo giorno successivo. Fino a quel momento l'AI Act si applica nella versione attuale. La buona notizia è che l'alfabetizzazione dell'articolo 4 resta, non è stata abrogata. Quindi oggi, e con ogni probabilità anche dopo, l'obbligo di formare chi usa l'AI rimane in piedi.

Chi è obbligato (spoiler, quasi tutti)

C'è un equivoco molto comune che voglio togliere subito. Tante aziende pensano che l'AI sia una faccenda dell'ufficio tecnico, e che quindi basti formare gli informatici. Non è così.

L'articolo 4 parla del "personale" e di "qualsiasi altra persona" che si occupa del funzionamento e dell'uso dei sistemi di AI per conto dell'azienda. Tradotto nel concreto, riguarda la persona del marketing che genera testi e immagini con strumenti di AI, chi in HR usa software che filtra i curriculum, chi in vendite usa un assistente che scrive proposte ai clienti, l'amministrazione che si appoggia a strumenti che leggono fatture, e chi guida l'azienda e prende decisioni sulla base di analisi prodotte dall'AI. Anche il titolare, anche il dirigente.

La regola si applica a prescindere dal livello di rischio del sistema di AI che usi. Non importa se lo strumento è "ad alto rischio" secondo l'AI Act oppure un comune assistente di scrittura. Se nella tua azienda qualcuno usa l'AI per lavorare, l'obbligo di formazione scatta.

Quando formo un'azienda, la prima cosa che facciamo insieme è proprio questa mappatura. Chi tocca l'AI, anche solo per scrivere una mail o riassumere un documento, va considerato. Spesso il titolare scopre che le persone che usano l'AI sono molte più di quante immaginava.

Non esiste un patentino. Esiste la formazione vera

Qui ci tengo a essere chiarissimo, perché girano molte sciocchezze. Non esiste un patentino dell'AI obbligatorio, non c'è un esame di Stato, non c'è un bollino ufficiale da appendere in bacheca. Chiunque ti venda un "patentino obbligatorio per legge" ti sta raccontando una cosa che la norma non prevede.

Quello che la legge chiede è diverso e più sostanzioso. Chiede formazione reale, che porti le persone a capire come funziona l'AI che usano, cosa può fare bene, dove sbaglia, quali sono i rischi (dai dati personali alle informazioni inventate dallo strumento) e come usarla in modo responsabile. La definizione di alfabetizzazione nell'AI Act, all'articolo 3 punto 56, parla proprio di competenze, conoscenze e comprensione che permettono di usare l'AI con consapevolezza e di capirne opportunità e rischi.

Ci sono tre parole che fanno la differenza tra una formazione che regge e una di facciata.

Proporzionata. L'articolo 4 dice che la formazione va calibrata sulle conoscenze tecniche delle persone, sulla loro esperienza, sul loro percorso di studi e sul contesto in cui useranno l'AI. Vale a dire che il tecnico che integra un modello e l'addetto al marketing che genera un'immagine non hanno bisogno dello stesso identico corso. Il livello si adatta al ruolo. Attenzione però, proporzionata non vuol dire saltare qualcuno. Chi usa l'AI tutti i giorni va formato, sempre, anche se in modo più leggero.

Documentabile. La legge non ti chiede un certificato statale, ma se un domani arriva un controllo o nasce un contenzioso, devi poter dimostrare di aver fatto qualcosa di serio. Parliamo di registri delle presenze, attestati interni, materiali del corso, programma e date. Per questo conviene fin da subito tenere traccia di tutto.

Continua. Ne parliamo tra poco, ma una formazione fatta una volta sola e mai più non basta.

Vale anche per i liberi professionisti e per le piccolissime realtà

Una domanda che mi fanno spessissimo. Vale anche per me che lavoro da solo? Sì.

L'obbligo dell'articolo 4 non guarda alla dimensione. Vale per l'avvocato, il commercialista, l'architetto, il consulente, il fotografo, chiunque eserciti una professione e usi l'AI nel proprio lavoro. Vale per l'impresa individuale come per la multinazionale. L'obbligo è identico a prescindere dalla dimensione, cambia semmai la profondità della formazione, non la sua esistenza.

Se sei un professionista che lavora da solo, "formare il personale" significa formare te stesso e chiunque collabori con te. Non serve un grande apparato. Serve un percorso adeguato a come usi l'AI, fatto sul serio e di cui tieni traccia. La proporzionalità qui gioca a tuo favore, la realtà più piccola fa un percorso più snello, ma comunque vero.

Cosa significa in pratica, passo per passo

Adesso la parte operativa, quella che ti serve davvero. Mettere in regola la formazione non è un'impresa titanica, è un piano semplice in pochi passi.

Primo, mappa chi usa l'AI. Fai l'elenco delle persone e degli strumenti, reparto per reparto. Come dicevamo, di solito sono più di quanto pensi.

Secondo, definisci i livelli. Separa chi ha un uso base (scrive, riassume, genera contenuti) da chi ha un uso più tecnico o più delicato, come chi lavora su dati personali o su decisioni che impattano le persone, pensa alla selezione del personale. A ogni livello corrisponde una profondità di formazione diversa.

Terzo, eroga la formazione iniziale. È il punto di partenza per tutti, il corso di alfabetizzazione di base che mette tutti su una soglia minima comune. Concetti, opportunità, rischi, regole d'uso responsabile e attenzione ai dati.

Quarto, documenta. Conserva programma, date, elenco partecipanti, attestati e materiali. È la prova che hai adempiuto.

Quinto, aggiorna nel tempo. Metti a calendario un aggiornamento periodico, perché gli strumenti e le regole cambiano. Tra un attimo vediamo perché questo è decisivo.

Lo so che, detta così, la parola "obbligo" mette ansia. Ma fermati un secondo. Questa è gestibile, ed è anche un'occasione. Le persone formate usano l'AI meglio, fanno meno errori, espongono meno l'azienda a guai con i dati. La formazione che la legge ti chiede è la stessa che ti rende più competitivo. Lo vedo ogni volta che entro in un'azienda, dopo il corso le persone smettono di avere paura dello strumento e iniziano a usarlo bene.

Perché un corso una tantum non basta

Veniamo al punto che molti sottovalutano. La formazione iniziale è il minimo, non il traguardo.

L'AI cambia a una velocità che pochi altri settori conoscono. Strumenti nuovi ogni mese, funzioni nuove, rischi nuovi. E anche la cornice normativa si muove, lo abbiamo visto con il Digital Omnibus. Un corso fatto oggi e mai più ripetuto, tra un anno racconta un mondo che non esiste più.

Per questo l'alfabetizzazione va intesa come un percorso, non come un evento. Una formazione iniziale solida, e poi un aggiornamento periodico che tenga il passo. Non serve ripartire da zero ogni volta, basta un richiamo regolare che aggiorni su strumenti, casi pratici e novità delle regole. Anche dal punto di vista della prova, un'azienda che mostra un percorso continuo è molto più solida di una che esibisce un singolo attestato vecchio di due anni.

Chi controlla e cosa si rischia

Due parole sull'aspetto che fa più paura, così sai come stanno le cose senza allarmismi.

In Italia la cornice è data dalla Legge 23 settembre 2025 n. 132, in vigore dal 10 ottobre 2025, che adegua il nostro ordinamento all'AI Act. La legge designa due Autorità nazionali per l'intelligenza artificiale. L'ACN, l'Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale, è responsabile della vigilanza, incluse le attività ispettive e sanzionatorie, ed è designata quale autorità di vigilanza del mercato e punto di contatto unico con le istituzioni UE ai sensi dell'articolo 70 dell'AI Act. L'AgID, l'Agenzia per l'Italia digitale, cura invece la notifica, la valutazione, l'accreditamento e il monitoraggio dei soggetti che verificano la conformità dei sistemi di AI, ed è designata quale autorità di notifica. Restano ferme le competenze, i compiti e i poteri del Garante per la protezione dei dati personali per tutto ciò che tocca i dati delle persone. Tieni a mente questo. Quando si parla di vigilanza e sanzioni sull'AI nei settori non finanziari il riferimento in Italia è l'ACN, mentre per il settore finanziario restano competenti Banca d'Italia, CONSOB e IVASS.

Sul fronte sanzioni, l'articolo 99 dell'AI Act prevede importi che fanno riflettere, con una regola comune. In ciascuna fascia si applica l'importo fisso oppure la percentuale del fatturato mondiale annuo, se superiore. Per le pratiche di AI vietate dell'articolo 5 si arriva fino a 35 milioni di euro o, per le imprese, fino al 7% del fatturato mondiale annuo dell'esercizio precedente, se superiore. Per la violazione di altri obblighi (tra cui gli obblighi di fornitori, importatori, distributori, deployer e gli obblighi di trasparenza) si arriva fino a 15 milioni di euro o fino al 3% del fatturato, se superiore. Per la fornitura di informazioni inesatte, incomplete o fuorvianti alle autorità o agli organismi notificati si arriva fino a 7,5 milioni di euro o fino all'1% del fatturato, se superiore. Attenzione al meccanismo pensato per le piccole e medie imprese, comprese le start-up. Per loro l'articolo 99 ribalta il criterio, perché ciascuna sanzione è pari al massimo alla percentuale o all'importo previsti per la fascia, se inferiore. In altre parole per la grande impresa vale il maggiore tra i due valori, per la PMI e la start-up vale il minore.

Mettiamo le cose nella giusta prospettiva, con onestà. Questi tetti massimi riguardano soprattutto le violazioni più gravi, e l'apparato sanzionatorio pieno entra in funzione dal 2 agosto 2026. Per la sola formazione, il rischio concreto non è la multa milionaria del giorno dopo. Il vero punto è che, se un sistema di AI causa un danno, non aver formato chi lo usava ti mette in una posizione debole, davanti a un'autorità come davanti a un cliente o un dipendente. Formare le persone è prima di tutto il modo più semplice per metterti al riparo.

Le scadenze da tenere d'occhio

Per orientarti nel calendario, queste sono le date che contano. Nota bene, le nuove date sui sistemi ad alto rischio derivano dal pacchetto Digital Omnibus, adottato dal Consiglio ma non ancora pubblicato né in vigore. Vanno lette come quadro in aggiornamento, mentre il testo oggi vigente del Regolamento fissa l'applicazione dell'alto rischio al 2 agosto 2026.

La riga che ti riguarda da subito è la prima. L'obbligo di formare chi usa l'AI è quello già attivo, indipendentemente da tutto il resto. Va precisato che, nel testo oggi vigente del Regolamento, gli obblighi sull'alto rischio integrato come componente di sicurezza di prodotti dell'Allegato I si applicano dal 2 agosto 2027. Le date del 2 dicembre 2027 e del 2 agosto 2028 diventeranno efficaci solo con l'entrata in vigore del regolamento modificativo.

Da dove partire

Se sei arrivato fin qui, il messaggio è semplice. L'obbligo c'è, è alla tua portata e, fatto bene, ti torna utile due volte, ti mette in regola e ti fa lavorare meglio con l'AI.

Il punto di partenza naturale è la formazione iniziale, il corso di alfabetizzazione sull'AI pensato per chi usa questi strumenti senza essere un tecnico. Noi di avstudio lo costruiamo proprio così, parte dai concetti, arriva ai casi pratici del tuo lavoro, copre rischi e uso responsabile, e ti lascia in mano la documentazione che ti serve per dimostrare di aver adempiuto. Lo adattiamo alla tua realtà, che tu abbia un solo collaboratore o trecento. Da lì, mettiamo in piedi insieme il piano di aggiornamento nel tempo.

Una precisazione doverosa, perché ci tengo a essere corretto. Io costruisco l'AI e la insegno, non sono un avvocato. Su come la norma si applica esattamente al tuo caso specifico, soprattutto se usi sistemi delicati come quelli per la selezione del personale, la valutazione va fatta con un professionista abilitato. La formazione la gestiamo noi, l'inquadramento legale dei casi particolari va portato a chi di dovere.

Aggiornato al 1 luglio 2026 · Quadro post-Digital-Omnibus · Contenuto informativo, non parere legale